Mobile & Wireless Business: casi reali, valore tangibile

Mobile & Wireless Business: casi reali, valore tangibile
di Alessandro Perego, Paolo Catti - Politecnico di Milano


Le applicazioni Mobile & Wireless Business possono rappresentare un importante fattore di innovazione nelle imprese e organizzazioni italiane. Per comprendere il potenziale di queste soluzioni nel nostro paese, l’Osservatorio Mobile & Wireless Business di Assinform e della School of Management del Politecnico di Milano (www.assinform.it e www.osservatori.net), nel corso della sua ultima Ricerca, ha cercato di "misurare" il valore che queste applicazioni possono portare all'interno delle organizzazioni, pubbliche e private, che le hanno implementate.

Dall’analisi emerge come, nella maggior parte dei casi studiati, siano presenti aumenti di produttività legati al miglioramento nella gestione delle attività sia di back office - nella fasi di pianificazione, consuntivazione ed esecuzione - sia di front office. Inoltre il valore delle soluzioni Mobile & Wireless aumenta con l’ampiezza dell’ambito del progetto, in termini di estensione interfunzionale e di processi impattati. In particolare, al crescere dell'ampiezza del progetto aumentano i benefici connessi alla riduzione dei costi di interfaccia tra le diverse attività e al miglioramento dell’accuratezza dell’intero processo.

Ne è un esempio il caso Italtriest (riportato di seguito), che ha implementato una soluzione di Field Force Automation a supporto delle squadre operative impegnate nell’affissione di cartelloni pubblicitari. Attualmente l’applicazione, disponibile solo per le squadre interne, è caratterizzata da un Payback Time di circa 4 mesi e un Profitability Index pari a 20. L’estensione, come pianificato, della soluzione anche a tutte le squadre esterne permetterà di annullare alcune voci di costo (legate, ad esempio, alla rendicontazione, alla stampa degli ordini di lavoro e alle spedizioni), aumentando la redditività complessiva del progetto.


Da dentro l'azienda

Italtriest

Italtriest è un’azienda che opera nel settore della realizzazione di pubblicità da esterno e di materiale pubblicitario per i punti vendita. La sede centrale di Milano, che si estende su un’area di oltre 16.000 mq, raggruppa in un unico centro operativo la Direzione Centrale, gli Uffici Commerciali e Amministrativi e le Unità Operative con i reparti di lavorazione. Le principali attività dell’azienda sono la pubblicità esterna (ad esempio la realizzazione di cartellonistica stradale, di gonfaloni, di striscioni, di fioriere, ecc.), la produzione di materiale per il punto vendita (come la realizzazione di materiale point-of-purchase), i servizi integrati per il punto vendita (ad esempio i programmi per l’identificazione e il censimento, la gestione di campagne promozionali, ecc.), la stampa (ad esempio la stampa serigrafica, la stampa digitale, ecc.) e la gestione delle imposte e delle tasse sulla pubblicità (ad esempio il servizio richiesta autorizzazioni, la gestione e il pagamento delle imposte sulla pubblicità, ecc.). L’azienda serve circa 1.500 clienti e gestisce oltre 3.000 impianti espositivi, per oltre 41.000 ordini di lavoro all’anno e un fatturato 2008 pari a circa 25 milioni di €.

Il presente studio analizza l’impatto dell’introduzione di una soluzione Mobile & Wireless a supporto dei processi di affissione e rimozione del materiale pubblicitario. Nello scenario “tradizionale” l’ufficio pianificazione elabora, tramite ERP, le richieste di spazi ricevute dall’ufficio commerciale e definisce una o più proposte ad hoc, che vengono discusse con il cliente. Sulla base della proposta scelta vengono create, per ciascuna squadra operativa, le schede di lavoro per l’esposizione dei cartelloni pubblicitari, quelle per la rimozione dei vecchi cartelli e le note di carico, avviando di fatto la produzione. Il prodotto finito, corredato della documentazione stampata, viene stipato in magazzino e poi inviato alla squadra operativa, che provvede a esporre i nuovi cartelloni e a certificare il lavoro eseguito tramite una fotografia. Infine, le schede di lavoro complete, corredate dalle fotografie scattate, vengono spedite in sede, dove l’ufficio preposto (l’Ufficio Operativo Esterni) provvede a controllarle, a digitalizzarle, ad archiviarle e a spedirne una copia al cliente. In questo processo, non di rado, si verificano degli errori nell’invio delle immagini al cliente; inoltre, eventuali commenti o richieste di interventi di manutenzione sugli impianti espositivi (effettuate da parte delle squadre operative) sono comunicati in modo destrutturato e, di conseguenza, l’ufficio pianificazione non ha la piena visibilità sugli impianti effettivamente disponibili. Questo porta a pianificare lavori di affissione su impianti che necessitano di manutenzione, con la conseguente generazione di errori in fase di esecuzione delle attività da parte delle squadre operative, il che si traduce in ultima istanza nell’impossibilità di svolgere tutti i lavori assegnati. I lavori vengono eseguiti da 6 squadre operative interne e da 9 squadre esterne, utilizzate per coprire tutto il territorio nazionale. Ognuna di esse svolge in media 12 missioni giornaliere, per un totale di 540 moduli cartacei stampati quotidianamente. In sede, il tempo di rendicontazione è pari a circa 5 minuti per ogni ordine. La percentuale di missioni che necessitano la spedizione delle fotografie e dei moduli compilati verso la sede centrale di Italtriest è pari al 60%. Per supportare questo processo Italtriest, con il supporto di Softec, ha implementato una soluzione di Field Force Automation basata sull’impiego di Smartphone, dapprima in dotazione solo alle squadre interne e, in seguito, anche alle squadre esterne. L’applicazione garantisce un contatto costante con il sistema informativo aziendale e, quindi, l’interfacciamento con un database in cui sono contenuti tutti i dati relativi alle squadre e ai lavori eseguiti. Grazie all’introduzione di questa applicazione l’ufficio pianificazione definisce, sulla base delle esigenze del cliente, l’allocazione degli spazi espositivi. Al termine di questa fase, il sistema ERP genera automaticamente i piani di lavoro sia per il reparto di produzione sia per la squadra operativa che, ricevuti i prodotti finiti, sincronizza il palmare in dotazione con il sistema gestionale e può visualizzare la programmazione delle attività da svolgere. Effettuate le proprie attività, ogni squadra, attraverso il dispositivo, scatta alcune fotografie del lavoro compiuto e le invia immediatamente in sede, sfruttando la connettività cellulare. Lato azienda, l’ufficio Operativo Esterni è sgravato dai compiti di inserimento delle informazioni relative alle attività effettuate nel sistema gestionale e di raccolta e digitalizzazione delle foto inviate dalle squadre, poiché ora vengono gestite e trasmesse direttamente in formato elettronico dal campo. Attualmente la soluzione è implementata solo per le 6 squadre interne, anche se è prevista l’estensione dell’applicazione anche a quelle esterne.

Tra i principali benefici quantitativi ottenuti da Italtriest in seguito all’implementazione della soluzione di FFA, in primo luogo, vi è la diminuzione del numero di stampe e del tempo di rendicontazione, dato che ora il processo è completamente automatizzato ed è necessario intervenire solo in caso di anomalie. In dettaglio, il costo della stampa si riduce del 60% nello scenario intermedio (quello attualmente implementato, in cui solo le squadre interne sono dotate del device mobile), passando da 15.000 € a 5.000 €, mentre si annulla nel caso in cui tutte le squadre vengano dotate di Smartphone. Anche il costo della rendicontazione segue lo stesso andamento, riducendosi del 60% nello scenario intermedio (da 60.000 € a 24.000 €) e annullandosi nello scenario finale. Infine, nel caso in cui anche le squadre esterne venissero dotate della soluzione, è significativa anche l’eliminazione dei costi di spedizione del materiale (documento di rendicontazione e foto) alla sede centrale, dal momento che l’applicazione rende immediato l’invio, tramite posta elettronica, dei moduli e delle fotografie. Inoltre, è stato possibile aumentare l’efficacia delle attività di manutenzione sugli impianti, raccogliendo in modo strutturato le informazioni inviate dalle squadre operative. Per quanto riguarda i benefici intangibili, accanto all’incremento del livello di servizio (ad esempio riduzione degli errori nell’invio delle foto ai clienti) e della fidelizzazione dei clienti, Italtriest ha aumentato la propria capacità di pianificazione e controllo, grazie alla conoscenza puntuale dell’effettiva disponibilità degli impianti. La sincronizzazione in real time dei dati tra i dispositivi mobili e il sistema informativo centrale permette, infatti, di facilitare il rapporto tra l’azienda e il cliente, e di migliorare la pianificazione del lavoro, il processo di manutenzione e la gestione delle note. Infine un ulteriore beneficio è legato alla possibilità di tracciare puntualmente l’esecuzione dei lavori, mediante la funzionalità di geo-localizzazione di cui sono dotati gli Smartphone, per certificare l’esecuzione delle attività.

L’investimento iniziale è relativo all’acquisto di 15 terminali, della piattaforma lato server (installata in sede), del software di gestione dei dispositivi e di interfacciamento con il sistema gestionale, per un totale di circa 10.000 €; i costi annuali di manutenzione e connessione sono quantificabili in circa il 30% dell’investimento iniziale. Per l’attualizzazione dei flussi di cassa generati dall’implementazione dell’applicazione di FFA è stato considerato un costo del capitale pari al 12%, condiviso con l’azienda. L’investimento ha un valore attuale netto (NPV) positivo pari a circa 320.000 € e un tempo di ritorno dell’investimento (Payback Time) di circa 4 mesi.

Il progetto è stato fortemente voluto dall’IT Manager di Italtriest, con l’obiettivo primario di eliminare il dispendioso e inefficiente sistema cartaceo di gestione degli ordini di lavoro. In precedenza erano state condotte alcune sperimentazioni con applicazioni simili, basate su Laptop o altri dispositivi portatili (quali Pda), il cui limite risiedeva in una ancora insoddisfacente facilità di utilizzo della soluzione. L’implementazione dell’applicativo di FFA non ha previsto nessuna modifica organizzativa; l’introduzione della soluzione ha permesso, però, di migliorare la produttività del personale dell’ufficio amministrativo, che ora può dedicare il proprio tempo ad attività a maggiore valore aggiunto (come, ad esempio, la gestione della manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti), piuttosto che effettuare il data entry delle informazioni di consuntivazione degli interventi o la digitalizzazione delle immagini.


Biblioteca

Rapporto 2009 Osservatorio Mobile & Wireless Business "Mobile & Wireless Business: casi reali, valore tangibile", Assinform e School of Management del Politecnico di Milano, Novembre 2009.

La Ricerca 2009 ha selezionato attentamente un numero limitato di casi – 25 – particolarmente significativi, per ciascuno dei quali sono stati effettuati incontri, interviste e indagini sul campo che hanno permesso di analizzare approfonditamente gli impatti sui processi, di identificare i benefici – tangibili e intangibili – e di calcolare gli indicatori di redditività finanziaria – Net Present Value, Payback Time, Profitability Index. Per quanto riguarda la quantificazione del mercato Mobile & Wireless, partendo dal censimento delle imprese che operano nella filiera, che ha portato all’individuazione di oltre 1.300 imprese, sono stati condotti, tramite interviste dirette, 210 studi di caso.

Per scaricare gratuitamente il Report "Casi reali, valore tangibile" dal sito www.osservatori.net clicca qui.